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Nutzung von Textbausteinen im anwaltlichen Arbeitsalltag

Seien wir doch mal ehrlich: ist man es nicht manchmal leid, zum hundertsten Mal am Tag in einer eMail „Sehr geehrter Herr“ / „Sehr geehrte Frau“ zu schreiben? Macht es Ihnen oder Ihrer Sekretärin Spaß, immer wiederkehrende Passagen („ich danke für die Mandatierung, Sie in Ihrer …zu vertreten“) zu tippen? Mir nicht.

Mir ging das vor Jahren schon so. Und trotz zweier ausgezeichneter Mitarbeiterinnen, denen man diesen ganzen Kram ja, meist heruntergenuschelt, weil ja eigentlich längst bekannt, diktieren könnte, fragt es sich, ob man deren wertvolle Ressourcen nicht lieber schont und zu technischen Hilfsmitteln greifen sollte.

Nun stellt fast jede mir bekannte Anwaltssoftware mehr oder weniger gute Textbaustein-Verwaltungsmöglichkeiten bereit. Die von mir genutzte Software Lawfirm nutzt sogar ein unglaublich ausgeklügeltes System seit Jahren, bei dem mit Hilfe von Codes (##Mder#) automatisch konjugiert und dekliniert werden kann. Ich muss gestehen, dass ich es irgendwann aufgegeben habe, meine Textmuster mit Hilfe dieser kryptischen Codes umzustellen. Immer wieder tauchten Fehler in der Umsetzung auf, die nichts mit der Software, sondern eher mit mir zu tun hatten (wieder eine Raute vergessen). Außerdem kann etwa mit Hilfe von Lawfirm ausschließlich ein gesamtes Dokument als „Schriftsatzmuster“ verwendet werden, für individuelle Einfügungen eines Satzes hie, eines weiteren Absatzes da ist die Software nicht ausgelegt. Also musste etwas Einfacheres her.

Und so nutze ich selbst – mit immer weiter steigender Tendenz – in meiner Kanzlei sehr gerne das Utility PhraseExpress der Bartels Media GmbH. Weiterlesen

Für Anwälte unabdingbar: Verschlüsselung der Dropbox (am Beispiel der Nutzung von Lawfirm Anwaltssoftware)

Wer die Dropbox benutzt, wie ich es etwa im Artikel zum iPad beschrieben habe, der ist zwingend zum Schutz sensibler Daten darauf angewiesen, die Dropbox oder einzelne Verzeichnisse der Dropbox zu verschlüsseln. Nutzer der Anwaltssoftware Lawfirm können ja, in Windows-Umgebungen, einzelne Dateien aus einer elektronischen Akte oder die ganze  Akte mitsamt dem Lawfirm Dokumentenviewer in ein beliebiges Verzeichnis exportieren, etwa auf einen USB-Stick oder aber in einen cloudbasierten Dienst wie der Dropbox oder box.net. Es versteht sich von selbst, dass diese Daten hochverschlüsselt sein müssen.

Hierfür bietet das Tool BoxCryptor der deutschen Acomba UG Hilfe an: Weiterlesen