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Nutzung von Textbausteinen im anwaltlichen Arbeitsalltag

Seien wir doch mal ehrlich: ist man es nicht manchmal leid, zum hundertsten Mal am Tag in einer eMail „Sehr geehrter Herr“ / „Sehr geehrte Frau“ zu schreiben? Macht es Ihnen oder Ihrer Sekretärin Spaß, immer wiederkehrende Passagen („ich danke für die Mandatierung, Sie in Ihrer …zu vertreten“) zu tippen? Mir nicht.

Mir ging das vor Jahren schon so. Und trotz zweier ausgezeichneter Mitarbeiterinnen, denen man diesen ganzen Kram ja, meist heruntergenuschelt, weil ja eigentlich längst bekannt, diktieren könnte, fragt es sich, ob man deren wertvolle Ressourcen nicht lieber schont und zu technischen Hilfsmitteln greifen sollte.

Nun stellt fast jede mir bekannte Anwaltssoftware mehr oder weniger gute Textbaustein-Verwaltungsmöglichkeiten bereit. Die von mir genutzte Software Lawfirm nutzt sogar ein unglaublich ausgeklügeltes System seit Jahren, bei dem mit Hilfe von Codes (##Mder#) automatisch konjugiert und dekliniert werden kann. Ich muss gestehen, dass ich es irgendwann aufgegeben habe, meine Textmuster mit Hilfe dieser kryptischen Codes umzustellen. Immer wieder tauchten Fehler in der Umsetzung auf, die nichts mit der Software, sondern eher mit mir zu tun hatten (wieder eine Raute vergessen). Außerdem kann etwa mit Hilfe von Lawfirm ausschließlich ein gesamtes Dokument als „Schriftsatzmuster“ verwendet werden, für individuelle Einfügungen eines Satzes hie, eines weiteren Absatzes da ist die Software nicht ausgelegt. Also musste etwas Einfacheres her.

Und so nutze ich selbst – mit immer weiter steigender Tendenz – in meiner Kanzlei sehr gerne das Utility PhraseExpress der Bartels Media GmbH.

Die Macher von PhraseExpress sagen selbst über Ihr Programm:

PhraseExpress erspart die Eingabe häufig benötigter Textvorlagen und stellt die Office Autotext-Funktion in allen Programmen zur Verfügung:

  • Textbausteine verwalten und in allen Windowsprogrammen nutzen
  • Zentrale Textbausteinverwaltung im Netzwerk
  • Abkürzungen mit Autotext erweitern
  • Tippfehler in allen Programmen korrigieren

Und das stimmt: PhraseExpress korrigiert nicht nur Tippfehler und ist zur Gestaltung von eMail-Signaturen (mit eingebundenem Logo, Unterschrift u.v.a.m.) in der Lage, sondern erstellt im Nu fertige eMails mit vorgefertigtem Betreff, Anrede, auf Wunsch Mustertext und Signatur. Aber das ist noch recht banal, gemessen an den vorhandenen Möglichkeiten.
Denn PhraseExpress kann wesentlich mehr: Textbausteine werden komplett organisiert, lassen sich durch Kürzel aufrufen, erscheinen – im Sinne einer automatischen Vervollständigung – zur Auswahl, wenn man begonnen hat, einen typischen Satz zu tippen. Daten bzw. Dokumente können mittels Drag & Drop hinzugefügt werden und auch ganze Formular-Muster-CD’s, gerade im juristischen Bereich, können problemlos komplett eingebunden und auf Wunsch angepasst werden.

Unschlagbar, wenn man auch einige Übung braucht, ist die Makro-Funktionalität, mit deren Hilfe etwa ein einmal in ein Dokument eingegebener Text automatisiert auch an weiteren Stellen des Dokuments eingefügt werden kann, z.B. bei einer Kündigungsschutzklage das mehrfach auftauchende Kündigungsdatum, das Zugangsdatum, die Tätigkeit des Mandanten usw.

Das Anwendungsgebiet im Anwaltsalltag (und in dem der Sekretärin) ist immens – die Zeitersparnis ebenso:

  • immer wiederkehrende Eingaben werden mit eingängigen Kürzeln automatisiert, z.B. „sgh“ für „Sehr geehrter Herr“, „sgf“ („Sehr geehrte Frau“), aber auch „#wf“ für Widerspruchsführer, „#rek“ für „Rhein-Erft-Kreis“ (Tippen Sie das mal!) usw.
  • diverse Übersendungsschreiben, Klagen, Mustertexte (wie Sachstandsanfrage etc)
  • Vollmachten, Belehrungen, Mandatsbedingungen,
  • Vergütungsvereinbarungen (mit Auswahlmöglichkeit per Dropdown-Menü, ob’s denn heute mal die Pauschale oder der Stundensatz sein soll etc.)
  • und vieles andere mehr

Was derzeit nur mit einem „Workaround“ realisierbar ist, ist folgendes Anwendungsszenario:

Ich nutze PhraseExpress sowohl zu Hause als auch in der Kanzlei. Die Netzwerklizenz, mit deren Hilfe alle Netzwerknutzer auf die gleichen Phraseexpress-Daten zugreifen, funktioniert nur im Netzwerk, das heißt in meinem Anwendungsbeispiel entweder zu Hause oder in der Kanzlei.
Wie erreicht man dann aber, dass zu Hause hinzugefügte oder modifizierten Textbausteine am nächsten Morgen aktualisiert in der Kanzlei zur Verfügung stehen?
Phraseexpress könnte auf USB-Stick installiert werden … – „megaout“, wie mein Sohn sagen würde.

Also „von hinten durch die Brust in’s Auge“ – die Dropbox hilft auch hier weiter: Die Phraseexpress-Datenbank wird einfach in der Dropbox in einem gesonderten Ordner gespeichert. Dieser ist ja zunächst einmal „lokal“ und synchronisiert sich, via Cloud, auf andere Rechner, auf denen Dropbox installiert ist. Auf diesem zweiten PC wählt man dann einfach die Datenbank im Dropbox-Ordner aus und schon ist man „synchron“.
Aber Vorsicht! Wenn die Datenbank auf diese Weise genutzt wird, kann es passieren, dass Sie „Datensalat“ bekommen, denn auf diese Art der Synchronisation ist die Datenbank nicht ausgelegt. Es empfiehlt sich daher dringend, am einen Rechner Phraseexpress zu beenden, bevor man es an dem anderen Rechner startet. Der Hersteller hat zwar angekündigt, dass für derartige Anwendungsfälle demnächst eine schicke Lösung kommen werde, bis dahin kann man sich aber mit ein wenig Vorsicht auch so behelfen.

Und wie kommt das Sekretariat in den Genuss der aktualisierten Phraseexpress-Datenbank, nachdem man zu Hause mal wieder das Wochenende mit dem Aktualisieren der Textbausteine verbracht hat?
Na, fast genauso: Verpassen Sie Ihrer Sekretärin eine eigene Dropbox, „sharen“ Sie sich einen Dropbox-Ordner mit ihr, z.B. Ordner „PEX Sek“. Der Inhalt dieses Ordners steht dann Ihnen und Ihrer Sekretärin zur Verfügung, ohne dass diese Ihre sonstigen Dropbox-Inhalte sehen könnte. Wenn die PhraseExpress-Datenbank in Ihrer Dropbox im Verzeichnis „PEX8“ liegt, dann nutzen Sie ein Tool zum automatischen Kopieren von Dateien, etwa Goodsync, und lassen Sie die „Hauptdatenbank“ von PE aus dem Dropboxordner „PEX8“ einmal am Tag, z.B. beim PC-Start, in den Ordner „PEX Sek“ kopieren. Ist Phraseexpress auf dem Sekretariatsordner so eingerichtet, dass die Datenbank aus „PEX Sek“ verwendet wird, hat das Sekretariat immer die aktuelle Version zur Verfügung, ohne dass es einen Zugriffskonflikt gibt.

Aus meinem anwaltlichen Alltag ist PhraseExpress jedenfalls nicht mehr wegzudenken und gehört zu meinen Top-5-Anwalts-Tools.

Näheres über die diversen Anwendungsgebiete und Einsatzmöglichkeiten (auch mit Beispielvideos) auf der Homepage von PhraseExpress www.phraseexpress.com

Für die Privatanwendung ist die Software – mit eingeschränkter Funktionalität – kostenlos, die Professional-Ausführung der aktuellen Version 8, die ich nutze, kostet (als Einzelplatz-/Netzwerklizenz) 99,95 Euro, die sich schnell bezahlt machen.

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