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Für Anwälte unabdingbar: Verschlüsselung der Dropbox (am Beispiel der Nutzung von Lawfirm Anwaltssoftware)

Wer die Dropbox benutzt, wie ich es etwa im Artikel zum iPad beschrieben habe, der ist zwingend zum Schutz sensibler Daten darauf angewiesen, die Dropbox oder einzelne Verzeichnisse der Dropbox zu verschlüsseln. Nutzer der Anwaltssoftware Lawfirm können ja, in Windows-Umgebungen, einzelne Dateien aus einer elektronischen Akte oder die ganze  Akte mitsamt dem Lawfirm Dokumentenviewer in ein beliebiges Verzeichnis exportieren, etwa auf einen USB-Stick oder aber in einen cloudbasierten Dienst wie der Dropbox oder box.net. Es versteht sich von selbst, dass diese Daten hochverschlüsselt sein müssen.

Hierfür bietet das Tool BoxCryptor der deutschen Acomba UG Hilfe an:
Boxcryptor verschlüsselt Daten nach dem AES-256 Standard (sollte daher nach menschlichem Ermessen „sicher“ sein) und offeriert dabei plattformunabhängige Unterstützung. So sind etwa Apps auch für iOS und Android verfügbar, der Zugriff über MacOS derzeit mit einem Workaround realisierbar. Die Software ist in drei Varianten erhältlich, als kostenlose Freeware mit einem Verschlüsselungsvolumen von bis zu 2GB, als Unlimited Personal oder Business Version zu 29,99 Euro bzw. 69,99 Euro.
Für den hier beschriebenen Anwendungszweck ist die Multi-Plattform-Unterstützung aber nicht erforderlich, werkelt Lawfirm doch in einer Windows-Umgebung.

Wie funktioniert nun die Verschlüsselung beim Export von Lawfirm-Daten?

Zunächst wird BoxCryptor am Lawfirm-Arbeitsplatzrechner installiert. Das geschieht in weniger als 2 Minuten. BoxCryptor erkennt automatisch, dass eine Dropbox auf dem Rechner installiert ist und fragt, ob ein Verzeichnis namens BoxCryptor, das auch umbenannt werden kann, erstellt werden soll. Dieses Verzeichnis erstellt man in seiner Dropbox. Sodann wird diesem Verzeichnis ein Laufwerksbuchstabe zugewiesen („gemounted“), etwa Laufwerk Y. Und fertig ist’s. In der Symbolleiste bettet sich ein kleines Icon ein, mit dessen Hilfe das – nun verschlüsselte – Laufwerk Y: aufgerufen wird.

Der Export der Lawfirm-E-Akten erfolgt wie gewohnt. Aber ACHTUNG! Wählen Sie nicht den realen Pfad, also etwa C:/dropbox/Boxcryptor – dann werden die exportierten Daten nicht verschlüsselt! Wählen Sie statt dessen das gemountete Laufwerk, also etwa Y: – et voila, die Dateien (auch die Dateinamen) werden verschlüsselt angezeigt:

Auf einem anderen Rechner, etwa dem Notebook, das Sie in den Gerichtstermin oder zum Mandanten oder einfach nur nach Hause mitnehmen, installieren Sie nun auch BoxCryptor (zB auch unter Zuweisung eines gemounteten Laufwerks Y:) und rufen dieses Laufwerks über das BoxCryptor-Symbol in der Symbolleiste auf – es zeigen sich die unverschlüsselten Lawfirm-Dateien. Machen Sie den Test und rufen Sie den Ordner unmittelbar über die Dropbox auf und Sie erhalten den buchstäblichen „Buchstabensalat“.

Verschlüsselte Lawfirm-Akten auch am iPad, iPhone und unter Android

Das Gleiche funktioniert dann auch am iPhone, iPad und unter Android, wobei ich es unter Android nicht selbst versucht habe. Laden Sie die kostenlose BoxCryptor App im jeweiligen Appstore, geben Sie Ihr Passwort ein, wählen Sie den am PC verschlüsselten Ordner und schon stehen Ihnen auch unterwegs die Dokumente zum Lesen zur Verfügung.
Zugegeben, das ist nicht wirklich komfortabel, denn der Lawfirm-Dokumentenviewer steht, da Windows-Programm, nicht zur Verfügung (auch an PCs übrigens nur dann, wenn eine Vollversion von Lawfirm dort bereits irgendwann einmal installiert wurde). Sinnvoller Anwendungszweck kann aber darin liegen, ein Vertragswerk, einen langen Schriftsatz der Gegenseite, Gutachten etc. zu exportieren und am Smartphone oder Tablet zu lesen. Und wenn Sie dann dazu noch etwas mittels „Dictamus“ in’s iPhone diktieren (siehe im iPad-Artikel), waren Sie unterwegs doch wieder mal sehr kreativ 🙂

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