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Das iPad in der Anwaltskanzlei – Teil 2

Dieser Artikel ist eine überarbeitete und aktualisierte Version des Artikels aus Mai 2010, der  hier in den wesentlichen Teilen wiedergegeben wird. Zugleich wird erörtert, ob das iPad sich tatsächlich als Arbeitsgerät in der Kanzlei durchgesetzt hat. 

Ist das iPad in der Anwaltskanzlei Arbeitsgerät oder taugt es nur zum Spielen?

Das Apple iPad hatte vom ersten Tag an (28. Mai 2010) meine Kanzlei erreicht. Entgegen landläufiger Meinung ist das iPad keineswegs nur Spielgerät, sondern stellt für den Anwalt ein brauchbares Arbeitsgerät dar.

Als Nutzer eines iPhones hatte ich mir das iPad vor dem Hintergrund bestellt, um damit Arbeiten zu können. Was das iPad für „Couchpotatoes“ und im Home-Bereich leistet, wird an anderer Stelle hinlänglich beschrieben. Klar war von vornherein, dass das iPad einen herausragend guten Bildschirm haben würde, mobil ist – und sei es nur als Ersatz für einen Kalender à la Time/System oder Tempus – und eine ähnlich leichte Bedienbarkeit zeigen würde, wie das iPhone. Klar war aber auch im Vorhinein, dass Daten (um es einmal ganz grob zu umreißen) nicht „einfach so“ auf das Gerät exportiert oder synchronisiert werden können, da Apple dies nicht ohne Weiteres zulässt. Dies ist aber für eine sinnvolle Nutzung im Office-Bereich auch gar nicht notwendig, stellen doch diverse Anbieter Remote-Desktop- oder VNC-/VPN-Anwendungen für iPhone und iPad zur Verfügung, mit deren Hilfe auf vorhandene PC-, Mac- und Linux-Infrastruktur zugegriffen werden kann.
Im vergangenen Jahr 2011 erschien – wie häufig bei Apple im Jahresrhythmus – das iPad 2, das iPad 3, über das gegenwärtig noch viel spekuliert wird und das im März 2012 erscheinen wird, steht vor der Tür. Die Notwendigkeit dafür, ein iPad 2 oder in Kürze ein iPad 3 zu kaufen, habe ich – trotz aller Technikverliebtheit – bislang für mich noch nicht erkannt. Und so werkelt das iPad (1) mit seinen 64 GB und WiFi/3G-Konnektivität noch immer munter vor sich hin. Die höhere Geschwindigkeit des iPad 2 erschien mir entbehrlich, da ich mit dem Gerät nicht Spielen, sondern Arbeiten will 🙂

Ausgangssituation in meiner Kanzlei

Wir nutzen als Anwaltssoftware nach wie vor die Testsieger-Software Lawfirm von kanzleirechner.de als Mehrfach-Arbeitsplatz-Version. Als Diktiergerät kommt ein Olympus DS-4000 mit entsprechendem Anwaltsarbeitsplatz und Transkriptionsplätzen im Sekretariat zum Einsatz. Darüber hinaus nutzen wirdiverse juristische Datenbanken, etwa Beck-online – also internetbasierend – und etwa Schmerzensgeldtabellen – also als auf PC installierte Versionen.
Als ein mögliches Anwendungsszenario hatte ich in Teil 1 des Artikels den

Zugriff auf den Kanzleiserver

beschrieben. Alle wesentlichen Daten, auf die man mit Hilfe des iPad zugreifen möchte, sind bei uns auf dem Kanzleiserver installiert, etwa die Anwaltssoftware Lawfirm, MS-Office inklusive Outlook, Datenbanken (stationär) etc. In kleineren Kanzleien, wie bei uns, wird dies häufig ein ganz normaler Windows-Rechner sein, der als Daten-, Drucker- und ggf. Mailserver fungiert. Ein Zugriff auf diesen Rechner ist mit Hilfe etwa von Teamviewer Pro möglich, das für rund 80 Euro im Appstore erworben werden kann; eine kostenfreie Variante ist für private, nicht-kommerzielle Nutzung ebenfalls dort downloadbar. Nach einfacher Installation auf dem Server – wird auf der Webseite von Teamviewer erklärt – und Installation der o.g. Clientsoftware auf dem iPad (beides zusammen in etwa 10 Minuten erledigt) kann der Zugriff auf den Kanzleiserver hergestellt werden. Teamviewer stellt eine 256bit-verschlüsselte Verbindung her und dürfte – nach menschlichem Ermessen – sicher sein, jedenfalls nach den Grundsätzen, die heute state-of-the-art sind. Nun kann auf dem Server so gearbeitet werden, als säße man in der Kanzlei. Jedenfalls fast. Sie merken meine Zurückhaltung, denn so wirklich Freude kommt hierbei nach einiger Zeit nicht mehr auf. Es fehlt mir schlicht die Maus, die den Cursor über den Bildschirm wandern lässt. Um einmal schnell etwas nachzusehen, vielleicht auch um einen Termin einzutragen, ist das Ganze problemlos geeignet, das Notebook ersetzt das iPad in diesem Zusammenhang leider – für mich – (noch) nicht. Wer softwaremäßig das Betriebssystem des iPad „bricht“ (Technikkenner werden wissen, was ich meine, was in meinen Augen aber eine rechtlich fragwürdige Trickserei, die ich hier nicht weiter erläutern werde), kann mit Zusatzsoftware eine Bluetooth-Maus mit dem iPad koppeln. Dann wäre das Ganze nahezu perfekt. Wer weiß, vielleicht legt Apple ja irgendwann einmal im Betriebssystem nach.

Ist es einem gelungen, den (Windows-) Mauszeiger so zu bewegen, wie man es möchte, lassen sich dank des Tastatur-Docks von Apple oder auch einer anderweitigen Bluetooth-Tastatur (z.B. die der iMacs) längere Eingaben komfortabel realisieren. D.h., hat man das Fenster geöffnet, in das man möchte (z.B. ein Schriftsatz), steht einer Weiterbearbeitung nichts im Wege.

Mit Hilfe des Fingers lässt sich also der Mauszeiger über den virtuellen Windows-Bildschirm bewegen, bei Bedarf wird die Tastatur am Touchscreen ein- und ausgeblendet usw.

Unsere Anwaltssoftware Lawfirm lässt sich damit recht gut bedienen; auch Umsatzstatistiken oder Posteingänge (gescannt) lassen sich gut darstellen, zumal der Windows-Bildschirm mittels Fingergesten gezoomt werden kann. Wie gesagt, das ist gewöhnungsbedürftig, aber machbar.

Lawfirm-Startbildschirm auf dem iPad (unten im Bild: die Bedienelemente von Teamviewer)

So sieht die grafische Einnahmen-Übersicht von Lawfirm auf dem iPad aus

Rechts im Bild: der Lawfirm Dokumenten-Viewer, mit dessen Hilfe Dokumente aus der elektronischen Akte aufgerufen werden

Das alles funktioniert nicht nur, wenn ein eine WLAN-Verbindung für das iPad vorhanden ist, sondern auch – bei Vorhandensein eines iPad 3G – via UMTS/HSDPA. Im Mai 2010 nutzte ich noch die Vodafone Microsim, mittlerweile eine Karte von t-mobile bzw. der Telekom. Über die enorme  Zugriffsgeschwindigkeit kann man – damals wie heute – nur überrascht sein. Ein Ruckeln habe ich bislang nicht feststellen können. Fazit: mehr als praxistauglich.

Auch das Anschließen einer Tastatur via Bluetooth, aber auch eines Monitors oder Bildschirms mittels des verfügbaren Apple-VGA-Adapters funktioniert prima. Wer braucht da – für bestimmte Einsatzzwecke – noch ein Note- oder Netbook?

Das Gesicht unserer Sekretärin hätte ich übrigens gerne gesehen, als ich in der Mittagspause – im heimischen Garten sitzend – ein von ihr geschriebenes Schriftstück redigierte und den Druckbefehl für den Sekretariatsdrucker gab 🙂

Der Fernzugriff mit Hilfe des iPad auf den Kanzleiserver ist eine hervorragend funktionierende Möglichkeit, auch von außerhalb produktiv zu arbeiten. Und dabei denke man nicht nur an den gelegentlichen Zugriff vom Garten oder Sofa aus, nein, auch ein anderes Szenario ist vorstellbar.

Wir haben in unserer Anwaltssoftware Lawfirm sämtliche Posteingänge zu den Akten (oder Adressen) gescannt archiviert. Auch alle Postausgänge, eMails und selbst die elektronischen Diktate sind so archiviert.

Es ist nicht nur vorstellbar, sondern auch tatsächlich gelegentlich von mir so realisiert, einen Gerichtstermin wahrzunehmen, ohne die (physische) Akte mitzunehmen, sondern ausschließlich „bewaffnet“ mit dem iPad: schließlich lassen sich so sämtliche Schriftstücke in Sekundenschnelle auf dem Screen des iPad darstellen. Und im Gegensatz zur Papierakte, die manches Mal vor Klebezettelchen und Markern nur so strotzt, lässt jedenfalls unsere Kanzleisoftware Lawfirm die Vergabe von Stichworten zum Schriftstück zu, so dass problemlos auch im Online-Zugriff danach gesucht werden kann. Nichts ist doch peinlicher, als im Gerichtstermin vom Vorsitzenden auf ein bestimmtes Dokument angesprochen zu werden und zu denken, ja, das kennst Du, aber wo in den 500 Seiten Papier mag es denn wohl stecken. Mit der beschriebenen Suche in Lawfirm via iPad bleibt dem Anwalt das Erröten künftig erspart – eine funktionierende Datenverbindung vorausgesetzt.

Was ich aber einschränkend einräumen muss, ist es mir angenehmer, ein kleines, leichtes Notebook in einen Termin mitzunehmen als das iPad. Und dies aus mehreren Gründen:
Notebooks sind heute so klein und portabel bei hoher Leistungsfähigkeit (etwa mit SSD-Laufwerken), das sie nur unmerklich sperriger zu transportieren sind als ein iPad. Ich nehme gerne, gerade in Arzthaftungssachen, die schon einmal aus mehreren Leitz-Ordnern bestehen können, mein 13 Zoll MacBook Pro (2011er, i7) mit in den Termin. Mac, werden Sie fragen? Seit wann läuft Lawfirm unter Apples Betriebssystem? Nein, tut es nicht, aber unter Parallels Desktop, das eine virtuelle Windows7-Umgebung emuliert, „rennt“ Lawfirm geradezu. Nun hat das MacBook – wie viele andere Notebooks auch – zwar keine eingebaute 3G-Konnektivität, so dass kein Zugriff, etwa über Teamviewer, auf den Kanzleiserver erfolgen kann. Das ist aber auch nicht nötig, denn entweder man bedient sich eines über Handy zur Verfügung gestellten (passwortgeschützten!) WLAN, oder aber es wird die recht neue Funktion in Lawfirm genutzt, mit der ganze Akten (jedenfalls alles Gescannte) exportiert werden können. Mit Hilfe des Lawfirm-Dokumentenviewers lassen sich dann alle Schriftstücke so betrachten, als sitze man vor dem Kanzleirechner. Allemal angenehmer, als Koffer mit schweren Akten zu schleppen.

Als Haupteinsatzgebiet für das iPad hat sich aber das

Mandantengespräch

herauskristallisiert.
Während bislang die Gesprächsnotizen „klassisch“ in Papierform erstellt wurden, um dann von der Sekretärin eingescannt zu werden (wegen der o.g. „Elektronischen Akte“), kann nun – je nach Geschmack – mit oder ohne Tastatur in den Notepad, Pages oder andere Notiz-Apps geschrieben werden oder aber Notizen und Zeichnungen mit Apps wie PenUltimate o.ä. erstellt werden; diese „Mitschriften“ werden sodann via WLAN oder per Mail an das Sekretariat versandt, das diese Dateien in die elektronische Mandantenakte unter Lawfirm einbindet.

Im Mandantengespräch – natürlich auch ansonsten –  stehen weitere Anwendungen entweder über Fernzugriff (s.o.) zur Verfügung, wie Schmerzensgeldtabelle auf dem Server, Beck-online via Internet oder – ich bin auch Medizinrechtler – die Pschyrembel-App auf dem iPad (nach wie vor nur in geringerer iPhone-Auflösung auf dem iPad erhältlich.

Dem Mandanten können weiterhin mit Hilfe diverser im Appstore erhältlicher, kleinpreisiger Apps die Kosten und das Kostenrisiko berechnet werden etc.

Von den Möglichkeiten bei Gesprächen im Unternehmen des Mandanten oder bei ihm zu Hause kann sich jeder selbst eine Vorstellung machen.

Diktieren mit iPhone und iPad

Wir diktieren elektronisch. Bislang mit der oben bereits beschriebenen Olympus-Ausstattung.
Das Ganze geht auch anders, nämlich mit Hilfe des iPhone, des iPad und ein paar anderen Hilfsmitteln:

Die von mir für sehr gut befundene Diktiersoftware (im Appstore sind zig Applikationen verfügbar) ist Dictamus von Jotomi, die als Vollversion derzeit 7,99 Euro kostet. Neben den üblichen Diktierfunktionen (auch „Einfügen“), ist die Möglichkeit vorhanden, einen Namen (etwa Aktennamen) zu vergeben. Eine tolle Software mit sehr guter Aufnahmequalität.

Unschlagbar wird die Software aber durch die diversen Möglichkeiten, wie man die aufgenommenen Diktate seiner Sekretärin zuteil werden lässt. Neben der Möglichkeit, das Diktat – (un-)komprimierte wav-Datei – per Mail an die Sekretärin zu senden, die eher „klassisch“ sein dürfte, hat uns die Möglichkeit überzeugt, Dropbox zu benutzen, einen virtuellen Datenspeicher im Internet (natürlich wiederum hochverschlüsselt) ⇒www.dropbox.com.

Dropbox auf dem iPhone und dem iPad

Dropbox funktioniert – in aller Kürze – wie folgt: Dateien werden „in der Wolke“ gespeichert und mit einem oder mehreren Rechnern (PC/Mac) synchronisiert. Zu diesem Zweck muss Dropbox auf dem jeweiligen Rechner installiert werden, was keine 10 Minuten dauert. An frei definierbarer Stelle auf dem PC oder Mac wird ein Dropbox-Ordner angelegt, der ein exaktes Abbild der Dateien „in der Wolke“ darstellt. Ändert man eine Datei z.B. auf seinem PC, dann wird diese Datei „in der Wolke“ und sofort auch auf dem Mac bzw. sonstigen Rechnern geändert.
Weitere Einzelheiten zu der Software auf deren Internetseite.

Dropbox kann auch auf dem iPhone und iPad installiert werden (kostenfrei).

Zurück zu Dictamus. Ein aufgenommenes Diktat wird nun auf Knopfdruck an einen vordefinierten Ordner (bei uns „Diktate für Kanzlei“) in die Dropbox versandt. Es steht binnen weniger Augenblicke an allen Dropbox-Rechnern des jeweiligen Users zur Verfügung.

Der Ordner „Diktate für Kanzlei“ in unserer Dropbox

Nun könnte man seinem Sekretariat Zugriff auf den eigenen Dropbox-Account geben, damit auch am Sekretariatsrechner Zugriff auf den Diktate-Ordner der Dropbox bestünde. Da die Sekretärin möglicherweise aber nicht auf alle Dropbox-Inhalte des Anwalts zugreifen können soll, wird kurzerhand für das Sekretariat ein weiterer, neuer Dropbox-Account angelegt (derzeit 2 GB kostenlos).
Nun können sich Anwalt und Sekretariat einen Ordner (hier „Diktate für Kanzlei“) teilen („Shared Folder“), was auf der Weboberfläche von Dropbox eingestellt werden kann.

Damit steht das Diktat unmittelbar nach Versand im Sekretariat zur Verfügung. Nun nutzt dies in aller Regel recht wenig, jedenfalls dann nicht, wenn man – wie wir – eine Anwaltssoftware wie Lawfirm benutzt, in der Diktatdateien archiviert werden. Hier macht man sich die Funktion von Lawfirm zueigen, mit deren Hilfe ganze Ordner in Lawfirm importiert werden. Was man nicht tun sollte: Importieren des shared Folders „Diktate für Kanzlei“, denn dort finden sich gelegentlich Dateien, die nicht im wav-Format sind. Diese aber gehören nicht in Lawfirm. Also greift man zu dem kleinen Trick, mithilfe eines Programms wie Goodsync oder Secondcopy aus dem Dropbox-Diktatordner automatisiert (bei uns alle 5 Minuten) die WAV-Dateien in den Ordner zu verschieben, aus dem auch standardmäßig die Diktatdateien importiert werden. Et voilà: vollautomatisch steht das am iPhone (iPad funktioniert auch!) verfasste Diktat der Sekretärin in Lawfirm zum Bearbeiten und Schreiben zur Verfügung.

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4 Responses to Das iPad in der Anwaltskanzlei – Teil 2

  1. Martin Steiger (@martinsteiger) 4. April 2012 bei 21:17 #

    Wie kann Dictamus auf dem iPhone gespeicherte Diktate verschlüsselt via Dropbox abspeichern?

    • sauerborn 4. April 2012 bei 21:48 #

      Hallo Herr Steiger, Dictamus speichert – soweit ersichtlich – nicht verschlüsselt. Auch nicht auf dem iPhone und auch auf dem Übertragungsweg wird keine verschlüsselte Datei übermittelt. Verschlüsselt werden kann die Diktatdatei aber in der Dropbox. Siehe z.B. meinen Artikel hierzu. Dürfte mit BDSG und § 203 StGB vielleicht problematisch sein.
      Einzige Alternative, die ich bisher gesehen habe (was nichts heißen will): advozon mobile dictate plus.
      Also: Dictamus allenfalls für Unverfängliches nutzen?!
      Viele Grüße
      J. Sauerborn

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  1. Für Anwälte unabdingbar: Verschlüsselung der Dropbox (am Beispiel der Nutzung von Lawfirm Anwaltssoftware) | AnwaltsOrga - 12. Februar 2012

    […] Veröffentlicht am 12. Februar 2012 Wer die Dropbox benutzt, wie ich es etwa im Artikel zum iPad beschrieben habe, der ist zwingend zum Schutz sensibler Daten darauf angewiesen, die Dropbox oder […]

  2. Die Kanzlei wird mobil-Interview mit Rechtsanwalt Sauerborn › Sauerborn-Rechtsanwalt - 15. März 2014

    […] vorne mit dabei, wenn es um neue Technologien geht. Kennen Sie beispielsweise meinen Artikel zum iPad in der Anwaltskanzlei, der einen Tag nach Erscheinen des iPad (1) […]

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